Jesper Brussee: E-commerce met niet-EU-landen

In de logistiek hebben we steeds vaker te maken met e-commerce. Dit brengt bijzondere uitdagingen met zich mee, met name als het gaat om zendingen tussen de lidstaten van de Europese Unie en landen daarbuiten. In dit artikel ga ik allereerst in op de diverse problemen en uitdagingen van dit soort zendingen. Daarna geef ik een aantal praktische tips om hier mee om te gaan.

Als logistiek dienstverlener onderscheiden wij twee vormen van e-commerce: zendingen die we voor retailers afleveren bij hun vestigingen in een ander land, en zendingen die we rechtstreeks naar eindgebruikers sturen. Bij het laatstgenoemde type zending kun je denken aan een klant voor wie we een e-bike rechtstreeks versturen naar bijvoorbeeld de heer Heinrich Müller in Basel. Dit soort zendingen wil nog wel eens tot hoofdpijn leiden. Zo hebben particuliere ontvangers geen btw-nummer voor het verdisconteren van btw en invoerrechten. We zien  daarom dat vrij veel douaneagenten liever niet met particulieren werken. Bedrijven hoeven onder bepaalde voorwaarden geen invoerrechten te betalen dankzij handelsovereenkomsten zoals die bestaan tussen het Verenigd Koninkrijk (VK) en de Europese Unie (EU), of tussen Zwitserland en de EU. Dit geldt ook voor particulieren, al is het naleven of aantonen van de Europese of Britse oorsprong lastiger.

Ook binnen EU lastiger
Door een wijziging in de Europese regelgeving is de situatie overigens ook binnen de EU lastiger geworden.
Voorheen konden we goederen bij aankomst in Nederland inklaren en daarna naar alle particuliere klanten binnen de EU verzenden. Maar sinds 1 juli 2021 gelden voor e-commerce goederen nieuwe richtlijnen. De belangrijkste wijziging betreft het afschaffen van de invoervrijstelling op ieder pakket (van welke waarde dan ook). Hierdoor moet er bij invoer btw berekend worden. Als je goederen binnenbrengt in een EU-lidstaat terwijl de geadresseerde in een andere lidstaat is gevestigd, dan moeten deze goederen in de lidstaat van bestemming worden aangegeven; tenzij de aangifte met de invoerregeling wordt gedaan. Binnengebrachte goederen die nog niet voor het vrije verkeer zijn aangegeven, worden naar de lidstaat van bestemming vervoerd onder de regeling Gemeenschappelijk douanevervoer.

Retourzendingen
Een ander aandachtspunt betreft de retourzendingen, want e-commerce gaat hand in hand met retourneren. Als we even teruggaan naar de fiets voor de heer Müller in Basel; wat gebeurt er als hij een andere e-bike had verwacht en hij de fiets retour wil zenden? Stel dat we gebruikmaken van de ICC Incoterms® 2020-regel Delivered Duty Paid – Basel, waarbij alle invoerrechten worden verhaald op de verzender, en de ontvanger vrijgesteld wordt van de rekening.
De zending komt dan als vrij goed aan in Zwitserland en kan direct verder getransporteerd worden. Maar op het moment dat een retourzending moet plaatsvinden, wordt het een lastig verhaal.
Want een zending die onverhoopt terugkomt, kan wel worden vrijgesteld van invoerrechten maar niet van btw. Ook kan een bedrijf die btw terugkrijgen, maar een particulier niet. Hiervoor zijn douanetechnisch allerlei procedures, maar zodra het om een particuliere zending gaat, ontstaat er een enorm ‘gehannes’.

Documentatie
Tot zover een paar veelvoorkomende problemen. Hoe kunnen we deze voorkomen?
Een even eenvoudig als belangrijk advies is: wees zorgvuldig. Als je het proces aan de voorkant niet overziet, krijg je daar aan de achterkant immers problemen mee. We maken te vaak mee dat documenten onvolledig of onjuist zijn, wat vaak onnodige kosten met zich meebrengt. Zorg dus dat alle documentatie juist en volledig is ingevuld.
Als de douanedocumentatie bijvoorbeeld een directe verwijzing bevat naar het serienummer van de fiets van Heinrich Müller, dan maakt dit het proces een stuk makkelijker. De kans dat retourzendingen netjes kunnen worden afgehandeld, is beduidend groter als de documentatie klopt.

ICC Incoterms® 2020
Ook de wijze waarop je de Incoterms®-regels toepast zijn belangrijk. Als Nederlandse verzender moet je ook hier de gevolgen van je beslissingen kunnen overzien. Het komt bijvoorbeeld vaak voor dat een Zwitserse douaneagent een inklaring onder bepaalde voorwaarden niet wil doen. Je kunt dergelijke situaties mogelijk oplossen door te kijken of je de leveringscondities zodanig kunt aanpassen dat agenten wel bereid zijn mee te werken. Dit heeft dan wel invloed op de snelheid van een zending. Als bijvoorbeeld de ontvanger moet betalen, wordt die zending namelijk pas vrijgegeven als die gelden zijn voldaan. Problemen zijn ook te ondervangen door als verzender uit Nederland een entiteit in Zwitserland of het VK op te richten, waar de invoerrechten en omzetbelasting altijd kunnen worden afgerekend. Dit versoepelt de leveringsprocessen, maar besef wel dat dit ook leidt tot een papiermolen.

Samenvattend: het juist inrichten van je proces is evenwichtskunst. Er zijn tal van mogelijke struikelblokken. Deze lopen uiteen van het niet op orde hebben van je eigen papierwerk tot handelsovereenkomsten die wel of niet van toepassing zijn. De voornaamste voorwaarden om zendingen tussen EU-landen en niet-EU-landen goed te laten verlopen, zijn grip op de materie en zorgvuldigheid. Zorg dus dat je die grip hebt door ofwel intern te beschikken over voldoende kennis, ofwel door die competenties in te kopen bij een deskundige en betrouwbare externe partner.

Jesper Brusse heeft meegewerkt aan een artikel van het magazine Globe van Evofenedex. 
Bronvermelding: Evofenedex